Privacyverklaring

3. Waarvoor gebruiken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden.

Contact en offerteaanvragen

Wanneer u contact met ons opneemt of een offerte aanvraagt, gebruiken wij uw gegevens om uw aanvraag te behandelen, uw vragen te beantwoorden en indien nodig aanvullende informatie op te vragen.

Uitvoering van transportopdrachten

Wij gebruiken contact-, klant- en transportgegevens om transportopdrachten voor te bereiden, te plannen, uit te voeren en af te leveren. Ook kunnen wij deze gegevens gebruiken om de voortgang van een zending te communiceren en eventuele vragen of klachten af te handelen.

Klantrelaties en zakelijke communicatie

Wij gebruiken relevante gegevens om contact te onderhouden met klanten, opdrachtgevers, leveranciers en transportpartners.

Administratie en wettelijke verplichtingen

Wij verwerken gegevens voor facturatie, betalingen, onze financiële administratie en het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Websiteanalyse

Met Google Analytics 4 kunnen wij inzicht krijgen in het gebruik van onze website, bijvoorbeeld welke pagina's worden bezocht en hoe bezoekers door de website navigeren. Hiermee kunnen wij de website en de informatievoorziening verbeteren.

Marketing en advertenties

Voor zover van toepassing gebruiken wij Google Ads en Meta Pixel om de effectiviteit van onze advertenties te meten en onze marketingactiviteiten te verbeteren. Wanneer hiervoor toestemming vereist is, worden de betreffende cookies en trackingtechnieken pas gebruikt nadat u toestemming heeft gegeven.

Beveiliging en verbetering van onze dienstverlening

Wij kunnen gegevens verwerken om onze systemen te beveiligen, misbruik te voorkomen en onze dienstverlening te verbeteren.

4. Op welke wettelijke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat. Afhankelijk van de situatie is dit:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het uitvoeren van een transportopdracht of het behandelen van een offerteaanvraag die aan een overeenkomst voorafgaat.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor het voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het onderhouden van zakelijke klantrelaties, het behandelen van klachten en het beveiligen van onze systemen, voor zover onze belangen niet zwaarder wegen dan uw privacyrechten.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor het gebruik van marketingcookies en trackingtechnieken waarvoor toestemming wettelijk vereist is.

Wanneer wij gegevens verwerken op basis van toestemming, kunt u deze toestemming op ieder moment intrekken. Dit doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

5. Cookies, Google Analytics 4 en advertentietracking

Onze website kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken. Deze kunnen worden gebruikt om de website goed te laten functioneren, het websitegebruik te analyseren en de effectiviteit van advertenties te meten.

Google Analytics 4

Wij gebruiken Google Analytics 4 om inzicht te krijgen in het gebruik van onze website. Daarbij kunnen gegevens worden verzameld over bezochte pagina's, interacties, technische kenmerken en de herkomst van websitebezoek.

Google Ads

Wij kunnen Google Ads gebruiken om advertenties te tonen en de resultaten daarvan te meten. Afhankelijk van de configuratie kunnen daarbij gegevens worden verwerkt over advertentie-interacties en websitebezoeken.

Meta Pixel

Wij kunnen Meta Pixel gebruiken om de effectiviteit van advertenties via Meta-platforms, zoals Facebook en Instagram, te meten. Afhankelijk van de configuratie kunnen websitegebeurtenissen en andere online identificatiegegevens worden verwerkt.

Voor cookies en vergelijkbare technieken waarvoor toestemming wettelijk vereist is, vragen wij vooraf toestemming. U moet deze toestemming ook kunnen weigeren of later intrekken. Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies mag het normale gebruik van de website niet verhinderen.

U kunt uw voorkeuren beheren via de cookie-instellingen op onze website, voor zover beschikbaar.

De exacte cookies, bewaartermijnen en instellingen zijn afhankelijk van de daadwerkelijke implementatie op de website. Meer informatie kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring.

6. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening, bedrijfsvoering of het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de situatie kunnen gegevens worden gedeeld met:

Transportpartners en onderaannemers: voor de uitvoering en aflevering van transportopdrachten.
Opdrachtgevers en zakelijke klanten: voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering en verantwoording van een opdracht.
IT- en websiteleveranciers: voor het beheer en de beveiliging van onze website, e-mail en bedrijfssystemen.
Administratieve dienstverleners: voor onze boekhouding, facturatie en financiële administratie.
Google en Meta: voor zover hun diensten worden gebruikt en gegevens worden verwerkt voor websiteanalyse, advertenties en meetdoeleinden.
Overheidsinstanties: wanneer wij wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Wanneer externe partijen namens ons persoonsgegevens verwerken, maken wij waar nodig afspraken over de bescherming van deze gegevens.

Wij verkopen uw persoonsgegevens niet aan derden.

7. Worden persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt?

Sommige leveranciers die wij gebruiken, bijvoorbeeld voor websiteanalyse of advertentiediensten, kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER).

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, zorgen wij ervoor dat dit gebeurt in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving. Afhankelijk van de situatie kan dit bijvoorbeeld op basis van een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen.

De daadwerkelijk gebruikte leveranciers en doorgiften bepalen welke maatregelen van toepassing zijn.

8. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Wij hanteren bewaartermijnen die aansluiten bij de aard van de gegevens en het doel van de verwerking.

Contact- en offerteaanvragen: zolang nodig is om de aanvraag af te handelen en eventuele vervolgvragen te behandelen.
Klant- en transportgegevens: zolang deze nodig zijn voor de uitvoering van opdrachten, de administratie en eventuele geschillen.
Factuur- en administratiegegevens: gedurende de wettelijk verplichte bewaartermijn.
Website- en cookiegegevens: volgens de bewaartermijnen die gelden voor de gebruikte tools en de ingestelde configuratie.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn en er geen wettelijke verplichting bestaat om ze te bewaren, verwijderen of anonimiseren wij deze.

De concrete bewaartermijnen worden afgestemd op onze administratie, systemen en wettelijke verplichtingen.

9. Hoe beveiligen wij uw persoonsgegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

Deze maatregelen worden afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's van de verwerking. Daarbij kan het bijvoorbeeld gaan om toegangsbeperkingen, beveiligde systemen en zorgvuldige afspraken met leveranciers.

Mocht zich een datalek voordoen, dan beoordelen wij welke maatregelen nodig zijn en handelen wij volgens de toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder waar vereist het melden van een datalek.

10. Welke rechten heeft u?

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heeft u, voor zover aan de wettelijke voorwaarden is voldaan, verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens.

U kunt onder meer:

Inzage vragen: opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
Gegevens laten corrigeren: onjuiste of onvolledige gegevens laten aanpassen.
Gegevens laten verwijderen: verzoeken om persoonsgegevens te verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.
De verwerking laten beperken: in bepaalde situaties verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken.
Bezwaar maken: bezwaar maken tegen verwerkingen die zijn gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang.
Gegevens laten overdragen: in bepaalde situaties uw gegevens ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.
Toestemming intrekken: wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
U kunt uw verzoek indienen via planning@ksw-info.nl. Vermeld bij uw verzoek dat het om privacy gaat.

Om misbruik te voorkomen, kunnen wij u vragen uw identiteit te bevestigen. Wij vragen daarbij niet om meer persoonsgegevens dan noodzakelijk.

Wij reageren in beginsel binnen één maand op uw verzoek. Wanneer een verzoek complex is of wanneer wij meerdere verzoeken ontvangen, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd.

11. Klachten over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u een vraag of klacht over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Neem dan eerst contact met ons op via planning@ksw-info.nl.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Website: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/

12. Geautomatiseerde besluitvorming

KSW neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, wanneer deze besluiten rechtsgevolgen voor u hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen, tenzij dit wettelijk is toegestaan en aan de toepasselijke voorwaarden wordt voldaan.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, bedrijfsvoering of de toepasselijke wetgeving verandert.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op https://ksw-info.nl/. Bovenaan deze verklaring vermelden wij wanneer deze voor het laatst is bijgewerkt.